Przygotowanie każdej bez wyjątku konferencji nie jest do końca zadaniem prostym, bo nade wszystko trzeba zadbać o to, żeby wytypować odpowiednie miejsce, gdzie wyznaczona konferencja będzie miała się odbywać. De facto, perfekcyjnie przystosowana do konferencji biznesowych sala konferencyjna to wybrana z głównych przesłanek do tego, by konferencja miała szansę być postrzegana jako dobrze zorganizowana oraz aby miała szansę ona potoczyć się bez najmniejszych przeszkód.